Z przeprowadzonego przez nas badania* wynika, że 85% zamawiających jako główny czynnik warunkujący przystąpienie do grupy zakupowej wskazuje oszczędności, jedynie 14% dostrzega możliwość dodatkowego wsparcia merytorycznego a tylko 7% - ułatwienia współpracy z dostawcami.
Bez wątpienia jednak polskie szpitale, które do tej pory zdecydowały się na realizację swoich postepowań poprzez przystąpienie do grupy zakupowej uzyskały znaczne oszczędności.
W pilotażowych postępowaniach przeprowadzonych w zeszłym roku przez Batna Group - uczestniczyło ponad 20 szpitali. W zakończonych udowodniono, że możliwe jest kupno lepszego asortymentu za niższą cenę oraz obniżenie kosztów zakupu. Kwotowo zakupy przekroczyły 20 mln zł, osiągając dla szpitali oszczędnośći do 39% w skali poszczególnej kategorii (niekiedy wyżej na poszczególnych towarach), a w skali szpitala nawet do 900 tys. zł. Wyniki takie jednoznacznie wskazują jak duży jest potencjał leżący w grupowaniu zakupów polskich szpitali. Nie jest więc zaskakujące, że szpitale, które raz tego spróbują prawie zawsze chcą dalej brać udział w grupach.
Warto jednak podkreślić, iż szpitale uczestniczące w zakupach grupowych osiągnęły sukces nie tylko dlatego, że dokonały zakupów taniej; lista pozostałych korzyści jest długa. Po pierwsze analiza porównawcza: istnieje duża dysproporcja wiedzy pomiędzy dostawcami, a dyrektorami szpitali. Wynika to z faktu, iż dyrektorzy nie dysponują danych rynkowymi, które pozwoliłyby im ocenić jakość i efektywność swoich zakupów. Dzięki operatorowi (grupie) każdy z managerów bezpłatnie otrzymuje analizę porównawczą jego danych na tle innych szpitali. Kolejna korzyść to wymiana najlepszych praktyk zakupowych. Po przeanalizowaniu umów stosowanych przez szpitale można znaleźć najlepszy wzór, czy też zaproponować najbardziej korzystną zmianę dotyczącą innowacji procesowej czy innowacji prawnej. Należy także zwrócić uwagę na odciążenie działu zamówień publicznych szpitala. Wspólne robienie zakupów to także eliminowanie tzw. wyłączności dostawców, jak i podziału rynku poprzez „utajone” zawyżanie ceny.
Jednym z kluczowych obszarów redukcji kosztów zaopatrzenia medycznego jest standaryzacja i unifikacja asortymentu. Umiejętnie wykonana pozwala zwiększyć wolumen kategorii, a tym samym uzyskać lepsze warunki i ułatwić późniejszą realizacje zamówień. Wymaga ona jednak dysponowania wieloma kompetencjami, jak choćby szeroka znajomość portfolio wielu porównywalnych produktów różnych dostawców, oraz ich specyfiki i zakresu zastosowania. Dzięki zatrudnianiu specjalistów z różnych obszarów takie kompetencje może dostarczyć operator grupy. Pomóc on może również w innym, często stosowanym równolegle, sposobie na osiągnięcie oszczędności – w pakietowaniu produktów, czyli łączeniu ich w grupy, np. funkcjonalne.
Nie bez znaczenia jest pomoc ekspertów zakupowych w kontekście najnowszej nowelizacji Prawa Zamówień Publicznych wprowadzającego dyrektywy UE z lutego 2014r. Zgodnie z projektem nowelizacji (w dniu druku artykułu czekającym na wejście w życie) będzie ona wprowadzała szereg znaczących zmian w realizacji postepowań, co w pierwszych miesiącach może powodować znaczne utrudnienia w przygotowywaniu przetargów.
Jedną z największych zmian będzie znaczne ograniczenie możliwości stosowania kryterium ceny, które co do zasady nie będzie mogło przekraczać 60%. Jednocześnie wprowadzone zostanie kryterium kosztu cyklu życia przedmiotu zamówienia (ang. TCO). Taka regulacja niejako wymusi na zamawiających konieczność dogłębniejszej analizy swoich potrzeb, celów, oczekiwań, a przede wszystkim rzeczywistych kosztów posiadania danego produktu przez cały okres jego użytkowania. Analiza porównawcza TCO danego produktu z kilku szpitali może pomóc wyznaczyć właściwe kryteria oceny oferty i, co równie ważne, ich wagę w całkowitym koszcie posiadania. Ocena ofert dokonana w oparciu o zastosowane pozacenowe kryteria, będzie musiała być dokonywana w sposób zapewniający możliwość weryfikowania przyjętych założeń, co również powinno wymusić większy profesjonalizm w działaniach zamawiających. A tym samym pomoc zakupowców mających doświadczenie w obszarze wyliczania TCO może być nieoceniona i znacząco ułatwiać przeprowadzanie postepowań.
Kolejną, niezwykle istotną zmianą, w której pomoc grup zakupowych może być bardzo istotna, będzie konieczność przygotowywania bardzo rozbudowanego Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Eksperci wskazują, że dokument ten, jakkolwiek w założeniu mający upraszczać procedury, może okazać się największym problemem dla Zamawiających. Wsparcie ekspertów operatora grupy, zarówno tych z zakresu prawa zamówień publicznych, jak i zaopatrzenia medycznego jak i wiedza porównawcza o praktykach wielu zamawiających, może z jednej strony ułatwić przygotowywanie dokumentacji zgodnej z nowymi wytycznymi, a z drugiej pozwolić na znaczna oszczędność czasu zamawiających.
*Badanie przeprowadzone w 2016 r na grupie 27 szpitali.