Jeszcze kilkanaście lat temu większość przedsiębiorstw uznawała zakupy jedynie jako środek dostarczania produktów i usług w jak najniższej cenie. Coraz bardziej zmienne otoczenie gospodarcze oraz zaostrzająca się konkurencja rynkowa kazały zweryfikować ten pogląd. Obecnie rola zakupów, często rozpatrywanych szerzej – jako łańcuch dostaw – to także sposób kreowania wartości dodanej dla przedsiębiorstwa oraz element zarządzania ryzykiem.

 Zakupy w coraz większym stopniu odpowiadają także za innowacyjność przedsiębiorstwa oraz są nieodłącznym elementem długofalowej strategii.  Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki, które pozwalają przedsiębiorstwom wykorzystać potencjał ukryty w zakupach: Właściwe umiejscowienie zakupów w strukturze organizacyjnej: kluczowym problemem jest określenie poziomu centralizacji zakupów w ramach organizacji – z jednej strony centralne zarządzanie umożliwia pełniejsze dostrzeżenie korzyści skali oraz zapewnia zgodność działań zakupowych ze strategią firmy, z drugiej – umiejscowienie zakupów bliżej jednostek biznesowych może pozwolić na lepsze dopasowanie produktów do potrzeb. Większość nowoczesnych przedsiębiorstw stara się połączyć te dwa rozwiązania uwzględniając jednocześnie strategiczny poziom zakupów jak też zapewnić koncentrację na jakości produktu i wymaganiach biznesowych. Zasoby ludzkie: rola pracowników działu zakupów była dawniej postrzegana jako czysto operacyjna, a wymagania wobec nich koncentrowały się na skutecznym stosowaniu procedur. Obecnie nowoczesne przedsiębiorstwa opierają się na koncepcji kupca wiodącego – posiadającego wysokie kompetencje oraz wykonującego szeroki zakres zadań. Kupiec wiodący pełni kluczową rolę w budowaniu relacji z dostawcami, uczestniczy w planowaniu i racjonalizacji zakupów oraz pełni funkcję menedżera danej kategorii. Wysokie są także wymagania wobec kadry zarządzającej Działu Zakupów, która powinna przyjmować strategiczną perspektywę oraz koncentrować się na kreowaniu wartości.  Stosowanie narzędzi zakupowych: właściwie dobrane narzędzie zakupowe ułatwia i przyspiesza proces zakupowy oraz ogranicza ryzyko utraty potencjalnych oszczędności. Nowoczesne narzędzia (często są to rozwiązania w chmurze) umożliwiają planowanie zakupów, wybór dostawcy, zarządzanie dostawcami oraz umowami, a także posiadają obszerne funkcje raportowe. Jednocześnie pamiętać trzeba, że narzędzie zakupowe powinno przede wszystkim odpowiadać potrzebom związanym z właściwie zaprojektowanymi procesami biznesowymi. Strategiczne relacje z dostawcami: dawniej proces zakupu postrzegany był w kategoriach jednorazowych, co nie pozwalało w pełni zrealizować korzyści ze współdziałania z dostawcą. Dla nowoczesnych przedsiębiorstw strategiczne relacje z dostawcami to gwarancja pewności dostaw oraz element minimalizacji ryzyka. Co więcej, obecnie przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu dążą do tego, by wykorzystać innowacyjność dostawców oraz współdziałają, by odkrywać potencjał rynkowy oraz lepiej zaspokajać potrzeby odbiorców. Współpraca z Klientem Wewnętrznym: aby odnieść pełne korzyści z zakupów konieczne jest zaangażowanie Klienta Wewnętrznego w proces zakupowy. Jego rolą jest komunikowanie strategicznych celów i potrzeb biznesowych, jest on także cennym źródłem informacji zwrotnej. Zaangażowanie klienta wewnętrznego obejmuje kwestie techniczne, wymagania jakościowe, sprawy finansowe i operacyjne, a także politykę bezpieczeństwa oraz ochronę środowiska. Takie działania pozwolą nie tylko obniżyć cenę dostaw, ale też lepiej odpowiedzieć na potrzeby klientów firmy. Powyższe przykłady nie stanowią zamkniętej listy działań, pozwalających w prosty sposób poprawić efektywność zakupów. Są raczej próbą nakreślenia najważniejszych zasad i kierunków, które odpowiednio dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa – pozwolą stworzyć strategiczne podstawy sukcesu  firmy z zakupami jako jednym z filarów tego sukcesu.